Gestion de planning restaurant : 5 erreurs qui coûtent cher

Gestion de planning restaurant : les 5 erreurs qui vous coutent cher

Le planning du personnel est l un des casse-tete les plus chronophages pour les restaurateurs. Entre les contraintes legales, les souhaits des employes et le turnover eleve du secteur, etablir un planning optimal releve souvent du parcours du combattant.

Selon la FNIH, les restaurateurs passent en moyenne 5 a 8 heures par semaine sur la gestion des plannings, soit plus de 300 heures par an.

Erreur 1 : Planifier a l instinct plutot qu avec les donnees

La majorite des restaurateurs construisent leurs plannings en se basant sur leur experience. Si cette connaissance terrain est precieuse, elle ne suffit plus en 2026.

• Le premier lundi du mois est 20% plus calme que les autres
• Les jours de pluie, le service du midi augmente de 15%
• Les reservations en ligne du jour meme sont un indicateur avance fiable

La solution : Utilisez les historiques de caisse et de reservation pour prevoir l activite avec precision.

Erreur 2 : Ignorer le cout reel de chaque creneau

Le ratio masse salariale / chiffre d affaires est l indicateur cle. En restauration traditionnelle, il doit se situer entre 28% et 35%.

• Trop de personnel senior sur les services calmes
• Sous-effectif sur les services a fort CA par couvert
• Heures supplementaires non comptabilisees
• Charges patronales oubliees dans le cout reel

Erreur 3 : Le planning papier ou le fichier Excel

Le planning papier dans la cuisine ou le fichier Excel envoye par email le dimanche soir... tout le monde connait les problemes :

• Pas de visibilite en temps reel sur les changements
• Echanges de shift par SMS sans validation
• Aucune tracabilite des modifications
• Impossible de verifier le respect des temps de repos obligatoires
• Heures supplementaires non detectees avant la fin du mois

Le code du travail impose 11 heures consecutives de repos entre deux journees et 35 heures consecutives par semaine.

Erreur 4 : Ne pas impliquer l equipe dans le planning

Le planning impose unilateralement est une des premieres sources de frustration — et une des causes majeures du turnover record du secteur (73% par an selon l UMIH).

Un employe satisfait de son planning est 40% moins susceptible de demissionner dans les 6 premiers mois.

La solution : Mettez en place un systeme de voeux et d indisponibilites. Publiez le planning au minimum 2 semaines a l avance.

Erreur 5 : Ne pas anticiper les absences et remplacements

Un cuisinier malade le samedi matin, une serveuse en arret maladie, un extra qui annule... les imprevisibles font partie du quotidien.

• Service degrade et temps d attente
• Surcharge de l equipe presente
• Appels de derniere minute a des extras non formes
• Heures supplementaires non prevues

La solution : Constituez un vivier d extras qualifies. Parametrez un systeme d alerte automatique en cas d absence.

Le cout cache d un mauvais planning

• Sursalarisation : 2 a 5% de masse salariale gaspillee
• Turnover : recruter et former coute 3 000 a 5 000 euros
• Non-conformite : amendes de 750 a 3 750 euros par infraction
• Perte de CA : service sous-staffe = couverts perdus

Pour un restaurant de 15 salaries, un planning optimise peut representer une economie de 15 000 a 30 000 euros par an.

Comment Capnio transforme la gestion de planning

• Prevision d activite basee sur vos donnees historiques
• Generation automatique de plannings optimises
• Verification automatique de la conformite legale
• Application mobile pour les employes
• Systeme de voeux et indisponibilites integre
• Suivi en temps reel du ratio masse salariale / CA
• Gestion du vivier d extras avec notification automatique

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